Pengertian Email – Sejarah, Cara Kerja, Fungsi dan Contoh

Adam Muiz
Adam Muizhttps://adammuiz.com/
The only thing I know is that on the other side of a decision, I'm there. And if I'm there, no matter what path I go, there'll always be something to love.

Artikel Pilihan

Selain menggunakan nomor telepon, seringkali untuk mendaftar pada sebuah layanan online seperti sosial media kita membutuhkan email untuk melakukan registrasi. Email menjadi cara utama dalam berkomunikasi di dunia digital membuatnya sangat penting untuk diperhatikan.

Sebagai pengguna internet kita perlu memahami apa itu email, bagaimana cara kerjanya karena ini nantinya menyangkut mengenai semua data penting kita yang berada di dunia online. Dengan memahami pentingnya email dan tips cara mengamankannya akan membuat kita terhindar dari kehilangan atau pencurian data yang mungkin saja bisa terjadi.

Surat elektronik yang dalam bahasa Inggris di sebut Electronic mail dan biasanya disingkat menjadi “email“, merupakan metode komunikasi yang menggunakan perangkat elektronik untuk mengirimkan pesan melalui jaringan komputer. “Email” mengacu pada sistem pengiriman dan pesan individu yang dikirim atau diterima.

Email telah ada dalam beberapa bentuk sejak tahun 1970-an saat seorang programmer bernama Ray Tomlinson menciptakan cara untuk mengirimkan pesan antar sistem komputer di Advanced Research Projects Agency Network (ARPANET). Bentuk email modern menjadi tersedia untuk penggunaan publik secara luas dengan pengembangan email client software (mis. Outlook) dan web browser, yang terakhir memungkinkan pengguna untuk mengirim dan menerima pesan melalui Internet menggunakan perangkat lunak klien email berbasis web (mis. Gmail).

Saat ini, email menjadi salah satu metode komunikasi digital yang paling populer. Prevalensi dan kerentanan keamanannya juga menjadikannya sarana yang menarik untuk serangan dunia maya seperti phishing, spoofing domain, dan business email compromise (BEC).[1]

Apa Itu Email ?

Surat elektronik atau Electronic mail (email atau e-mail) adalah metode pertukaran pesan (“surat”) antara individu yang menggunakan perangkat elektronik. Email dengan demikian diartikan sebagai versi elektronik (digital), atau pendamping, surat, pada saat “surat” hanya berarti surat fisik (sehingga juga dituliskan dalam format e- + mail).

Email saat ini menjadi media komunikasi yang populer, sehingga tidak heran jika alamat email sering dipergunakan sebagai bagian dasar dan sangat penting dari banyak hal dalam hidup seperti untuk bisnis, pemerintahan, pendidikan, perdagangan, hiburan dan bidang lainnya.[5]

E-mail saat ini memiliki definisi sebagai transmisi pesan di Internet. Email juga diartikan sebagai salah satu fitur yang paling umum digunakan melalui jaringan komunikasi yang memungkinkan untuk bertukar informasi seperti teks, file, gambar, atau lampiran lainnya.[2] Saat ini hampir semua orang menggunakan istilah email untuk layanan webmail.

Webmail merupakan layanan email yang dapat diakses menggunakan browser web standar, yang berbeda dengan layanan email yang dapat diakses melalui perangkat lunak email clients khusus. Contoh penyedia email web (webmail) yaitu AOL Mail, Gmail, Yandex Mail, Protonmail, GMX Mail, Mailfence, Outlook.com/Hotmail.com, Yahoo! Mail dan IceWarp Mail Server.[4]

Apa Itu Email

Perbedaan Email dan Webmail

Saat ini, istilah email sering digunakan untuk menyertakan surat elektronik berbasis browser, seperti Gmail dan AOL Mail, dan surat elektronik berbasis non-browser yang diakses melalui email clients seperti Microsoft Outlook untuk Office 365. Namun, di masa lalu , email didefinisikan sebagai program non-browser yang memerlukan server email khusus dengan perangkat lunak klien yang diinstal di komputer.

Keuntungan menggunakan email non-browser termasuk integrasi yang lebih mudah dengan platform perangkat lunak bisnis, keamanan yang ditingkatkan, dan kurangnya iklan. Namun, agar email dapat diakses, email clients harus diinstal langsung ke komputer. Meskipun banyak email clients gratis, yang lain tersedia dengan biaya minimal.

Keuntungan terbesar dari webmail adalah gratis untuk digunakan, dapat diakses dari mana saja dan di hosting pada cloud storage, yang secara otomatis menyinkronkan email ke semua perangkat, termasuk komputer desktop, tablet, atau smartphone.[3]

Apa Itu Alamat Email ?

Alamat email adalah serangkaian karakter unik yang mengidentifikasi akun email, atau ‘kotak surat’, tempat pesan dapat dikirim dan diterima. Alamat email diformat dalam tiga bagian berbeda: bagian lokal, simbol “@”, dan domain.

Misalnya, di alamat email employee@example.com, “employee” menunjukkan bagian lokal dan “example.com” menunjukkan domain.

Gambaran contohnya bayangkan : domain menandakan kota tempat tinggal penerima, sedangkan bagian lokal menentukan jalan dan nomor rumah tempat surat itu dapat diterima.

Detail Bagian Alamat Email

Bagian lokal

Bagian lokal memberi tahu server lokasi akhir dari pesan email. Ini mungkin termasuk kombinasi huruf, angka, dan tanda baca tertentu (seperti garis bawah). Jumlah maksimum karakter untuk alamat email (termasuk bagian lokal dan domain) adalah 320, meskipun panjang yang disarankan dibatasi hingga 254 karakter.

Domain

Domain dapat berupa nama domain, seperti adammuiz.com, atau alamat IP, contohnya seperti 127.0. 0.1. Dalam kasus sebelumnya, protokol SMTP menggunakan DNS untuk menerjemahkan nama domain menjadi alamat IP-nya sebelum mengirim pesan ke server berikutnya.

Seperti bagian lokal, domain juga harus mematuhi persyaratan pemformatan tertentu yang ditetapkan oleh Internet Engineering Task Force (IETF). Nama domain yang disetujui dapat menyertakan kombinasi huruf besar dan kecil, angka, dan tanda hubung. Alamat email juga dapat diformat dengan alamat IP dalam tanda kurung alih-alih nama domain, meskipun hal ini jarang terjadi. Batas karakter untuk nama domain adalah 63.[1]

Pengertian Email

Surel (surat elektronik) atau Email adalah pertukaran pesan yang tersimpan di komputer dari satu pengguna ke satu atau lebih penerima melalui sebuah jaringan. Email merupakan cara yang cepat, murah, dan mudah diakses dalam berkomunikasi baik untuk keperluan bisnis atau pribadi.

Email pada awalnya sering digunakan dalam area terbatas dengan Mail Server dan Mail Client (localhost). Saat ini arti email lebih mengarah pada komunikasi yang dapat dilakukan dalam sekala global internasional dengan memanfaatkan internet. Pengguna dapat mengirim email dari mana saja selama mereka memiliki koneksi internet, yang biasanya disediakan oleh penyedia layanan internet (ISP).

Email dipertukarkan melalui jaringan komputer, terutama internet, tetapi juga dapat dipertukarkan antara jaringan publik dan pribadi, seperti jaringan area lokal. Email dapat didistribusikan ke daftar orang tertentu maupun individu. Daftar distribusi bersama dapat dikelola menggunakan reflektor email. Beberapa milis (mailing lists) memungkinkan pengguna untuk berlangganan dengan mengirimkan permintaan ke administrator milis. Milis yang dikelola secara otomatis disebut list server.

Rangkaian protokol TCP/IP menyediakan sistem email fleksibel yang dibangun di atas protokol dasar, termasuk Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) untuk mengirim email, dan Post Office Protocol 3 (POP3) untuk menerima email. Sebagai alternatif, Protokol Akses Pesan Internet (IMAP) dapat digunakan untuk menerima email, karena memungkinkan akses ke email dari perangkat apa pun, di mana pun. Dengan POP3, pesan email diunduh dari layanan email dan disimpan di perangkat yang meminta dan hanya dapat diakses menggunakan perangkat yang sama.

Pesan email biasanya dikodekan dalam format American Standard Code for Information Interchange (ASCII). Namun, pengguna juga dapat mengirim file non-teks — seperti gambar grafik dan file suara — sebagai lampiran file.[3]

Sejarah Email

Sejarah Email

Sebenarnya pada Oktober 1969, pesan pertama dikirim dari satu komputer ke komputer lain di ARPANET. Roy Tomlinson merupakan penemu pertama Email (surat elektronik) pada tahun 1971. Ia mengembangkan sistem pertama yang mengirimkan email elektronik antara satu sistem ke beberapa host di seluruh ARPANET dengan simbol @ untuk menghubungkan nama pengguna dengan server tujuan.

Pada saat itu banyak yang memiliki pertanyaan bagaimana seseorang menunjukkan dalam jaringan ke mana pesan harus dikirim ketika mengirim pesan dari satu komputer ke komputer lain? Roy Tomlinson menemukan jawabannya.

Konsep komunikasi melalui organisasi melalui email inilah yang menjadi inspirasi munculnya internet.

Pada 1980-an, Internet, pada periode awal adanya Penyedia Layanan Internet (ISP), telah mulai menghubungkan orang-orang di seluruh dunia, dan mengirim email ke situs “hosting”, menjadi kebutuhan komunikasi.

Bagi banyak pengguna Internet baru, surat elektronik adalah aplikasi praktis pertama dari media baru yang menarik. Pada tahun 1993, istilah “surat elektronik” telah diganti dengan “email”, dan penggunaan Internet menjadi lebih luas.

Selama beberapa tahun berikutnya, America Online (AOL), Accomail, Hotmail, dan Yahoo membentuk lanskap Internet dan email. Dia memompa dolar pemasaran untuk memperluas jangkauan dan mengekspos audiens yang jauh lebih luas untuk manfaat dari World Wide Web. Penggunaan internet meledak pada akhir 1990-an, tumbuh dari 55 juta pengguna pada tahun 1997 menjadi 400 juta pada tahun 1999.[6]

Cara Kerja Email

Pesan email dikirim dari program perangkat lunak dan browser web, secara kolektif disebut sebagai ‘klien’ email. Pesan individu dialihkan melalui beberapa server sebelum mencapai server email penerima, mirip dengan cara surat tradisional mungkin melewati beberapa kantor pos sebelumnya. mencapai kotak surat penerimanya.

Cara Kerja Email
Cara Kerja Email

Setelah pesan email dikirim, berikut beberapa langkah ke tujuan akhirnya:

  • Mail server pengirim, juga disebut Mail Transfer Agent (MTA), memulai koneksi Simple Mail Transfer Protocol (SMTP).
  • SMTP memeriksa data envelope (amplop) email — teks yang memberi tahu server tempat mengirim pesan — untuk alamat email penerima, lalu menggunakan Domain Name System (DNS) untuk menerjemahkan nama domain menjadi alamat IP.
  • SMTP mencari server pertukaran surat (MX) yang terkait dengan nama domain penerima. Jika ada, email diteruskan ke server email penerima.
  • Email disimpan di server email penerima dan dapat diakses melalui Post Office Protocol (POP)* atau Internet Message Access Protocol (IMAP). Kedua protokol ini berfungsi sedikit berbeda: POP mengunduh email ke perangkat penerima dan menghapusnya dari server email, sementara IMAP menyimpan email di dalam email client, sehingga penerima dapat mengaksesnya dari perangkat apa pun yang terhubung.

Untuk melanjutkan analogi sistem pos, bayangkan Adam menulis surat ucapan terima kasih kepada Muiz. Adam menyerahkan surat itu ke pembawa surat (MTA), yang membawanya ke kantor pos untuk disortir. Di kantor pos, petugas pemrosesan (SMTP) memverifikasi alamat Muiz yang tertulis di amplop. Jika alamat Muiz tampaknya ditulis dengan benar dan sesuai dengan lokasi yang dapat menerima email (server MX), operator email lain akan mengirimkan surat tersebut ke kotak surat Adam. Setelah mengambil surat, Adam mungkin menyimpan catatan itu di laci mejanya, di mana ia hanya dapat mengaksesnya di lokasi tersebut (POP) atau memasukkannya ke dalam sakunya untuk dibaca di lokasi mana pun (IMAP).

*Versi protokol POP saat ini bernama POP3.[1]

Macam Bagian Email

Macam Bagian Pada Email

Email individual terdiri dari tiga komponen utama: amplop SMTP, header, dan isi.

SMTP envelope (Amplop)

Envelope “Amplop” SMTP adalah data yang dikomunikasikan antar server selama proses pengiriman email. Ini terdiri dari alamat email pengirim dan alamat email penerima. Data amplop ini memberi tahu server surat ke mana harus mengirim pesan, sama seperti pembawa surat mereferensikan alamat pada amplop untuk mengirimkan surat ke lokasi yang benar. Selama proses pengiriman email, amplop ini dibuang dan diganti setiap kali email dipindahkan ke server lain.

Header

Seperti amplop SMTP, header email memberikan informasi penting tentang pengirim dan penerima. Sering kali, header cocok dengan informasi yang diberikan dalam amplop SMTP, tetapi hal ini mungkin tidak selalu demikian. Misalnya, scammer dapat menyamarkan sumber pesan dengan menggunakan alamat email yang sah di header email. Karena penerima hanya melihat header dan badan email — bukan data amplop — mereka mungkin tidak tahu bahwa pesan itu berbahaya.

Header juga dapat berisi sejumlah bidang opsional yang memungkinkan penerima membalas, meneruskan, mengkategorikan, mengarsipkan, atau menghapus email. Bidang tajuk lainnya termasuk yang berikut:

  • Bidang Date ‘Tanggal’ berisi tanggal pengiriman email. Ini adalah bidang tajuk wajib.
  • Bidang From ‘Dari’ berisi alamat email pengirim. Jika alamat email dikaitkan dengan nama tampilan, itu mungkin juga ditampilkan di bidang ini. Ini juga merupakan bidang tajuk wajib.
  • Bidang To ‘Kepada’ berisi alamat email penerima. Jika alamat email dikaitkan dengan nama tampilan, itu mungkin juga ditampilkan di bidang ini.
  • Bidang Subject ‘Subjek’ berisi informasi kontekstual apa pun tentang pesan yang ingin disertakan oleh pengirim. Itu ditampilkan sebagai baris terpisah di atas badan email.
  • Bidang Carbon copy ‘Cc’ memungkinkan pengirim mengirim salinan email ke penerima tambahan. Penerima yang ditandai di bidang To ‘Kepada’ dapat melihat alamat email yang tercantum di bidang ‘Cc’.
  • Kolom ‘Bcc’ (blind carbon copy) memungkinkan pengirim mengirim salinan email ke penerima tambahan. Penerima yang ditandai di bidang ‘Kepada’ tidak dapat melihat alamat email yang tercantum di bidang ‘Bcc’.

Body

Bagian Body atau Tubuh email ini merupakan kolom konten berisi informasi apa pun yang ingin dikirim oleh pengirim: teks, gambar, tautan, video, dan/atau lampiran file lainnya, asalkan tidak melebihi batasan ukuran email client. Alternatifnya, email dapat dikirim tanpa informasi apa pun di kolom isi.

Bergantung pada opsi yang disediakan oleh email client, badan email dapat diformat dalam teks biasa atau HTML. Email teks (Plain text) biasa tidak berisi pemformatan khusus (seperti warna font non-hitam) atau multimedia (seperti gambar). Mereka kompatibel dengan semua perangkat dan klien email. Email HTML memungkinkan pemformatan dan multimedia di dalam bidang isi, meskipun beberapa elemen HTML mungkin ditandai sebagai spam oleh sistem pemfilteran email atau mungkin tidak ditampilkan dengan benar pada perangkat atau klien yang tidak kompatibel.[1]

Fungsi Email

Fungsi Email

Email adalah cara komunikasi dengan orang lain yang cepat, andal, dan portabel. Berikut ini adalah beberapa manfaat umum menggunakan email untuk keperluan pribadi dan profesional:

  • Efektivitas biaya. Ada berbagai layanan email gratis yang tersedia untuk individu dan organisasi. Umumnya pada layanan email gratis, tidak ada biaya tambahan kecuali untuk fitur tambahan.
  • Fleksibilitas. Email memberi pengguna proses komunikasi yang tidak mendesak yang memungkinkan mereka mengirim tanggapan pada waktu yang nyaman bagi mereka. Ini juga mendorong pengguna untuk berkomunikasi terlepas dari jadwal atau zona waktu mereka yang berbeda.
  • Akses mudah. Jika pengguna memiliki akses ke internet, maka email dapat diakses dari mana saja dan kapan saja.
  • Kecepatan dan kesederhanaan. Email dibuat dengan cepat dan mudah, dengan informasi dan kontak tersedia.
  • Pengiriman massal. Email memungkinkan dan mudah untuk mengirim satu pesan ke sekelompok banyak orang.
  • Penyaringan pesan. Email memungkinkan pengguna untuk memfilter dan mengkategorikan pesan mereka. Hal ini dapat mencegah visibilitas email yang tidak diinginkan, seperti spam dan email sampah, sekaligus mempermudah melakukan pencarian menemukan pesan tertentu saat dibutuhkan.
  • Penyimpanan dan pengambilan pesan. Pertukaran email dapat disimpan dan dicari untuk pengambilan yang mudah. Hal ini memungkinkan pengguna untuk menyimpan percakapan, konfirmasi, atau instruksi penting dalam catatan mereka dan dengan cepat mengambilnya kembali jika perlu.[3]

Kegunaan Email

Kegunaan Email

Berikut ini merupakan penggunaan paling umum yang dapat dilakukan dengan memanfaatkan email:

  • Komunikasi individu atau kelompok. Email merupakan cara yang efektif untuk berkomunikasi dengan individu atau kelompok kecil. Fitur pada email memungkinkan pengguna untuk dengan mudah mengirim dan menerima dokumen, gambar, tautan, dan file lainnya. Selain itu email juga memberi pengguna fleksibilitas untuk berkomunikasi dengan orang lain sesuai jadwal mereka sendiri.
  • Pemberitahuan, pengingat, dan tindak lanjut. Individu, kelompok kecil, atau organisasi dapat mengirim email tindak lanjut setelah janji temu, rapat, atau wawancara, atau untuk mengingatkan peserta tentang acara yang akan datang, tenggat waktu, dan aktivitas yang sensitif terhadap waktu. Kalender dengan kemampuan untuk menambahkan janji temu dan acara diintegrasikan ke sebagian besar platform email. Fitur-fitur ini membantu pengguna dengan manajemen waktu dengan memvisualisasikan jumlah waktu tetap yang mereka miliki dalam sehari. Ini memungkinkan pengguna untuk memprioritaskan keputusan dan waktu mereka.
  • Menyampaikan informasi kepada sekelompok besar orang. Perusahaan dapat menggunakan email untuk menyampaikan informasi kepada sejumlah besar karyawan, pelanggan, dan calon pelanggan. Email sering digunakan untuk buletin, di mana pelanggan milis dikirim konten khusus yang dipromosikan dari perusahaan dan kampanye pemasaran email langsung, di mana iklan atau promosi dikirim ke grup pelanggan yang ditargetkan.
  • Mengubah prospek menjadi pelanggan yang membayar. Email juga dapat digunakan untuk membuat potensi penjualan menjadi pembelian yang lengkap. Misalnya, sebuah perusahaan dapat membuat email otomatis yang dikirim ke pembeli online yang menyimpan item di keranjang belanja mereka selama jangka waktu tertentu. Email tersebut dapat mengingatkan pelanggan bahwa mereka memiliki produk yang ada di keranjang mereka dan mendorong mereka untuk menyelesaikan pembelian sebelum barang kehabisan stok.
  • Ulasan dan survei. Email tindak lanjut yang meminta pelanggan untuk mengirimkan ulasan setelah melakukan pembelian dapat menyertakan survei yang meminta mereka untuk meninjau kualitas layanan atau produk yang baru saja mereka terima.[3]

Contoh Layanan Email Terpopuler

Contoh Layanan Email Terpopuler

Berikut ini merupakan layanan yang paling banyak digunakan oleh para pengguna internet diseluruh dunia.

Client Mail Populer

1. Microsoft Outlook

Microsoft sendiri secara resmi melengkapi sistem operasi dengan aplikasi Microsoft Outlook yang dapat digunakan sebagai e-mail client. Tidak heran jika banyak yang menggunakan Microsoft Outlook, karena banyak orang yang menggunakan OS Windows. Selain karena satu paket dengan sistem operasi windows, Microsoft Outlook juga lebih terpercaya tingkat keamanannya karena dikembangkan oleh tim profesional sekelas Microsoft.

2. Apple Mail

Salah satu saingan utama dari sistem operasi windows yaitu Mac OS, tentu tidak salah jika banyak orang yang menggunakan Apple Mail. Untuk para pengguna produk Apple tentunya akan dibiasakan menggunakan aplikasi yang telah disediakan oleh Apple. Baik Apple Mail dan Microsoft Outlook merupakan Email Client yang direkomendasikan oleh Google.

3. Thunderbird

Bagi kamu pecinta produk aplikasi open-source yang gratis Thunderbird merupakan pilihan terbaik lainnya. Perangkat lunak ini sangat cocok digunakan untuk Linux operating system baik ubuntu, debian ataupun distribusi lainnya. Thunderbird memiliki fasilitas yang sangat lengkap tidak kalah dengan software seperti Microsoft Outlook ataupun Apple Mail.

Webmail Populer

Hampir semua pengguna internet saat ini menggunakan layanan webmail untuk mendaftar pada berbagaimacam website. Menggunakan webmail lebih mudah karena dapat digunakan dalam berbagaimacam sistem operasi dan bermacam macam perangkat seperti Desktop : Komputer PC / Laptop, Gadget (Smartphone) Android dan iPhone.

1. Gmail

Gmail merupakan layanan surat elektronil atau elektronik mail yang dibuat oleh Google. Pada saat ini Gmail merupakan layanan webmail yang paling banyak digunakan oleh para pengguna internet. Android merupakan smartphone yang dikembangkan oleh google dan banyak penggunanya, tentu ini akan meningkatkan jumlah pengguna gmail juga.

2. Outlook

Para pengguna windows terbiasa dengan layanan yang telah disediakan oleh microsoft termasuk juga dalam peremailan. Microsoft memberikan layanan email gratis dengan domain Outlook dan Hotmail. Email yang ditawarkan oleh Microsoft cukup banyak peminatnya karena terhubung dengan berbagai layanan microsoft lainnya seperti OneDrive.

3. Yandex

Yandex sebuah layanan dari rusia yang memiliki produk seperti google, ada Search Engine, Email dan juga Cloud Storage. Banyak orang yang menjadikan Yandex mail sebagai alternatif untuk bertukar pesan secara online. Yandex mail memiliki kualitas layanan email yang tidak kalah profesional jika disandingkan dengan Google dan Microsoft.

4. Yahoo

Jika kamu mengenal internet sudah dari awal 2000an tentu tidak asing dengan produk yang disediakan oleh Yahoo. Pada masanya layanan Yahoo termasuk produk e-mail sangat populer digunakan oleh para pengguna internet. Walaupun sekarang sudah banyak yang beralih menggunakan layanan email lainnya, yahoo tetap masih relevan digunakan hingga saat ini.

5. Protonmail

Pada saat ini masyarakat sudah mulai sadar dengan pentingnya menjaga privasi di internet seperti menggunakan browser yang meng. Sehingga mulai hadir berbagai macam jenis produk yang mengedepankan privasi pengguna sebagaimana protonmail. Layanan email yang berasal dari Switzerland ini mengklaim akan menjaga dan menghormati privasi penggunanya.

6. AOL

Walaupun orang yang berada pada wilayah asia tidak begitu mengenal layanan yang dihadirkan oleh AOL namun produk yang ada disini sangat diminati terutama di negara Amerika Serikat – United States. Layanan email yang ada pada AOL tidak kalah bagus dengan layanan webmail lainnya.

Sumber Referensi

[1] https://www.cloudflare.com/learning/email-security/what-is-email/
[2] https://www.javatpoint.com/e-mail
[3] https://www.techtarget.com/whatis/definition/e-mail-electronic-mail-or-email
[4] https://en.wikipedia.org/wiki/Webmail
[5] https://en.wikipedia.org/wiki/Email
[6] https://studysection.com/blog/a-brief-history-of-emails/

Salam kenal dari Adam Muiz !
Support mencapai 10K Subscriber yuk
😁 Terimakasih
Follow Adam Muiz on WordPress.com

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here

Trending

Artikel Serupa

Download Gratis