‚Äč
28 C
Semarang
Wednesday, December 8, 2021

Pengertian File : Macam Jenis, dan Cara Pengelolaannya

Artikel Pilihan

Seiring dengan kemajuan teknologi informasi, maka segala aktivitas atau aset pun tidak luput dari digitalisasi. Misalnya adalah pencatatan, penjadwalan, ujian, laporan, dan berbagai aktivitas lain yang semula melibatkan dokumen fisik kini telah menjelma menjadi dokumen digital. Dokumen berbentuk digital ini disebut dengan file yang bebas disebarluaskan dan dikelola.

Karena perkembangan inovasi digital semakin canggih, maka jenis, kegunaan, dan pengelolaan file juga menjadi semakin kompleks. Supaya dapat memanfaatkan file secara optimal, Anda dapat memahami penjelasan seputar file: pengertian, jenis, dan cara pengelolaannya sebagai berikut.

Pengertian File

File atau fail (dalam Bahasa Indonesia) adalah sebuah objek digital yang menyimpan informasi, data atau pengaturan. Ciri khas file ialah dapat dibuka dan dikelola melalui suatu program komputer. Setiap fail memiliki nama unik sebagai penanda atau identifikasi yang mudah dikenali. Karena menyimpan berbagai informasi, maka fail memiliki ukuran spesifik. Hal ini akan menentukan apakah fail dapat disimpan dalam sebuah storage.

Manfaat File

Sebagai pengguna atau pemilik fail, Anda akan memperoleh berbagai manfaat sebagai berikut.

Tujuan Fungsi Manfaat File
  • Mengurangi biaya dokumen atau aset fisik: Dengan adanya fail, Anda tidak perlu lagi mengeluarkan biaya kertas, amplop, map, pena, klip kertas, dan lain-lain. Belum lagi terdapat biaya tambahan untuk setiap dokumen yang harus direvisi atau dicetak ulang saat memilih penggunaan dokumen fisik. Adopsi fail untuk aktivitas kerja hanya membutuhkan PC atau flash disk yang dapat bekerja selama bertahun-tahun.
  • Meningkatkan efisiensi kerja: Fail akan memudahkan serta mempercepat pengguna untuk berkolaborasi, sharing, hingga pengaksesan untuk komponen khusus. Hal ini akan menjadi keuntungan bagi individu maupun tim sehingga dapat mempersingkat waktu kerja atau menjadi lebih produktif.
  • Menjamin keamanan bisnis: Pada dokumen fisik, Anda akan mengalami ancaman pencurian, kehilangan, dan berbagai masalah lain. Hal ini tentu berbahaya jika dokumen memuat informasi berharga bagi organisasi. Maka Anda dapat beralih menggunakan fail karena meningkatkan keamanan informasi dengan penambahan password maupun pengaturan akses bagi user tertentu.
  • Perwujudan ramah lingkungan: Penggunaan fail dapat mewujudkan sikap ramah lingkungan mulai dari pembuatan, penyimpanan, hingga pembagiannya. Selain kertas, terdapat energi yang dihemat seperti listrik untuk printer atau bahan bakar untuk mengantar dokumen.
  • Keuntungan sebagai warisan: Dengan fail, Anda dapat menyimpan informasi untuk anggota organisasi di masa depan tanpa khawatir adanya perubahan atau data yang tidak konsisten. Seiring dengan kompleksitas dan ukuran fail yang semakin meningkat setiap tahun, penggunaan fail menjadi penting untuk mencari fail tertentu secara cepat.
  • Versioning: Adanya berbagai jenis fail yang disimpan secara terstruktur dapat membantu evaluasi serta memilih informasi untuk kebutuhan tertentu. Pada dokumen fisik, Anda akan merasa kesulitan untuk meninjau perbedaan dari beberapa dokumen sekaligus secara cepat.
Baca Juga :  Google Mail : Pengertian, Sejarah, Fitur, Manfaat, Kelebihan dan Kekurangan

Jenis File

Berdasarkan tipe dan strukturnya, terdapat pembagian jenis fail dengan beberapa contoh formatnya sebagai berikut.

Contoh Macam Jenis File
  • Dokumen teks: pdf, docx, txt, odt, html
  • Video: mp4, kv, wmv
  • Audio: mp3, wav, rm
  • Gambar: jpg, png, gif
  • Sistem: sys, exe, tmp

Cara Pengelolaan File

Dalam implementasinya, para pemilik fail perlu memahami berbagai cara pengelolaan secara baik dan benar. Hal ini tidaklah sulit jika sudah terbiasa. Adapun beberapa bentuk pengelolaan fail terdapat dalam penjelasan sebagai berikut.

1. Cara Pembuatan

Untuk membuat fail, Anda perlu mengetahui tujuan atau bentuk akhir fail yang diinginkan. Setelah itu, Anda perlu mengetahui program komputer yang menyediakan akses untuk membuat fail tersebut. Pemilihan software dapat dilakukan dengan meninjau jenis aplikasi (desktop atau web), biaya, ketersediaan memori, dan fitur tambahan seperti kolaborasi real-time dan konektivitas terhadap aplikasi lain jika dibutuhkan.

2. Cara Penyimpanan

Penyimpanan fail dapat dilakukan dengan mempersiapkan direktori atau memori storage. Hal ini berlaku pada penyimpanan secara offline seperti pada ponsel dan PC. Seiring dengan kemajuan zaman, kini Anda dapat menyimpan fail secara online pada cloud sehingga tidak menghabiskan memori.

Untuk menyimpan fail, Anda dapat memilih metode penyimpanan terlebih dahulu. Lalu Anda harus mengatur direktori atau folder yang mudah diingat. Anda juga dapat melakukan kompresi dalam format zip, rar, dan lainnya untuk memperoleh ukuran fail sekecil mungkin.

Cara Pengelolaan File

3. Cara Konversi

Saat ini, terdapat banyak kebutuhan untuk memiliki fail dengan format yang berbeda namun tetap memiliki isi yang sama. Hal ini dilakukan melalui konversi antar format yang diizinkan. Contohnya adalah dari JPG ke PNG, dari doc ke PDF, dan masih banyak lagi. Tidak hanya konversi terkait format, terdapat pula konversi untuk jenis fail yang sama dengan hasil ukuran memori yang berbeda.

Baca Juga :  Protokol (Komputer) - Pengertian, Fungsi, Macam Jenis, Susunan, Tipe dan Contoh

Cara konversi untuk format fail dapat dilakukan melalui program komputer. Kebutuhan konversi kian menjadi penting sehingga menjadi fitur dalam program komputer. Hal ini cukup dilakukan dengan mengetikkan nama fail terbaru serta memilih jenis format. Jika konversi membutuhkan spesifikasi ukuran, Anda juga perlu mengaturnya sebelum eksekusi.

4. Cara Pengamanan

Aspek keamanan menjadi faktor krusial dalam mengakses dan modifikasi informasi di dalam fail. Untuk membatasi akses, Anda dapat menetapkan password yang harus dimasukkan oleh pengguna sebelum membuka fail. Contohnya penerapan aspek keamanan ini dapat terlihat pada fail laporan transaksi bulanan trading saham yang hanya bisa diakses oleh nasabah tertentu.

Penjelasan mengenai file: pengertian, jenis, dan cata pengelolaannya akan memandu Anda dalam implementasi fail. Artinya, Anda dapat meminimalisir kesalahan akibat coba-coba menjalankan fitur pengelolaan file untuk pertama kali. Setelah terbiasa, Anda dan tim kerja akan menjadi lebih produktif daripada menggunakan dokumen fisik. Selamat mencoba, ya!

[Total: Rata-rata: ]

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here

Trending

Artikel Serupa