Apa Itu Webmail ? Pengertian, Fungsi dan Contoh

Sekalipun sekarang sudah tersedia beragam aplikasi chatting dan messenger kita masih menggunakan E-mail untuk beberapa keperluan formal dalam berkomunikasi.

Email memiliki beberapa kelebihan lain yang mungkin tidak tersedia pada platform yang juga dapat digunakan untuk berkomunikasi seperti aplikasi chat dan sosial media.

Ada dua cara untuk menyimpan email, baik menggunakan email client contohnya seperti Outlook aplikasi komputer windows atau menggunakan webmail seperti Gmail. Webmail pada dasarnya adalah tempat di mana semua email disimpan.

Pada Webmail yang dibutuhkan hanyalah koneksi internet dan komputer atau smartphone (perangkat pintar). Kemudian, pengguna dapat login ke webmail melalui browser kapanpun dan dimanapun berada.

Salah satu keuntungan dari webmail yaitu tersimpan di cloud, yang berarti pengguna dapat mengakses email setiap saat dengan perangkat apapun yang bisa mengakses web browser.

Keuntungan lainnya adalah meskipun kehilangan ponsel atau komputer rusak, pengguna masih dapat mengakses email dengan mengakses melalui web yang menghubungkan ke cloud server email berada.

Berbeda jika menggunakan, misalnya, email client seperti Outlook dan komputer rusak, pengguna tidak akan dapat mengakses kembali email kecuali telah memastikan bahwa menggunakan protokol IMAP.

Perlu diingat bahwa sebagian besar perusahaan memiliki batasan berapa banyak ruang yang dapat digunakan untuk penyimpanan di client email. Misalnya, klien email mungkin menggunakan protokol IMAP, tetapi mungkin dibatasi hingga 5 gigabyte sehingga tidak banyak ruang untuk penyimpanan email._[1]

Apa Itu Webmail ?

Webmail adalah akun email berbasis web. Umumnya webmail merupakan akun email gratis yang dioperasikan melalui suatu situs web. Contoh populer layanan webmail yang paling banyak digunakan seperti Gmail, Hotmail, dan Yahoo Mail.

Webmail memungkinkan pengguna untuk mengakses email mereka selama memiliki akses ke koneksi Internet dan web browser. Hal ini juga berarti bahwa pengguna tidak dapat membaca email atau membuat draf email baru secara offline berbeda jika menggunakan Email Client yang menyimpan pesan dalam penyimpanan internal perangkat._[2]

Pengertian Webmail

Secara umum definisi Webmail adalah layanan email berbasis web yang dapat diakses menggunakan browser web dengan bantuan koneksi internet. Akun email web biasanya dapat dibuat secara gratis dan merupakan alternatif untuk layanan email yang memerlukan workstation tertentu agar berfungsi. Namun, pengguna tidak dapat mengakses email mereka saat offline karena webmail memerlukan koneksi internet untuk memuat konten.

Webmail merupakan layanan berbasis cloud atau sistem email berbasis web yang memungkinkan untuk mengakses dan menggunakan email hampir dari mana saja melalui koneksi internet. Tidak seperti Client Email yang berarti menggunakan perangkat lunak tambahan seperti Thunderbird atau Microsoft Outlook untuk mengelola email.

Sistem layanan email berbasis server semacam ini lebih populer untuk pengguna yang lebih muda. Seperti Microsoft Outlook, di mana email disimpan di tempat di drive penyimpanan perangkat keras dan masuk ke koneksi dengan server diperlukan untuk mendapatkan email; jadi, dalam situasi memberikan opsi yang sesuai untuk layanan email.

Untuk orang-orang yang sering jauh dari komputer dan menggunakan banyak perangkat, Webmail menjadi solusi yang bagus dan pilihan yang tepat. Tidak hanya Gmail, Hotmail dan Yahoo mail saja, saat ini banyak tersedia layanan webmail gratis yang dapat digunakan seperti protonmail yang mulai populer digunakan karena menjamin keamanan privasi.

Berbagai macam layanan webmail tersebut sangat simple mudah untuk diatur dan digunakan. Tentu saja model webmail selain memiliki kelebihan juga memiliki kekurangan sebagaimana model email client. Dengan e-mail client side, pengguna tidak memerlukan koneksi internet untuk meninjau email lama karena dapat diarsipkan langsung di komputer.

Namun, dengan email web atau webmail, pengguna selalu memerlukan koneksi internet untuk meninjau email karena tersedia melalui server khusus melalui koneksi jaringan. Seperti beberapa sistem residen, sistem email web tidak memerlukan protokol komunikasi; itulah salah satu manfaat lain dari webmail.

Beberapa pengguna yang kurang paham teknologi merasa frustrasi dengan kegagalan pengiriman email saat menggunakan sistem tetap atau non-webmail, tetapi produk email web membantu mempermudah dan mencegah masalah tersebut._[4]

Sejarah Webmail

Client webmail pertama dibuat oleh Phillip Hallam-Baker di CERN pada tahun 1994. Penciptaannya cukup awal dalam sejarah web yang mengarah pada identifikasi kebutuhan header Content-Length dalam POST requests.

Hotmail dirilis pada tahun 1996. Nama itu dipilih karena menyertakan huruf HTML untuk menekankan bahwa itu ‘di web’ (‘HoTMaiL’). Saat diluncurkan, pengguna dibatasi hingga 2 MB penyimpanan (pada saat itu hard drive 1,6 GB berharga $399).

Hotmail awalnya diimplementasikan menggunakan FreeBSD, namun setelahnya itu dipindahkan ke Windows 2000 setelah layanan dibeli oleh Microsoft. Pada tahun 1999, peretas mengungkapkan kelemahan keamanan di Hotmail yang mengizinkan siapa saja untuk masuk ke akun Hotmail apa pun menggunakan kata sandi ‘eh’. Butuh waktu hingga tahun 2001 bagi ‘peretas’ untuk menyadari bahwa siapapun dapat mengakses pesan orang lain dengan menukar nama pengguna di URL dan menebak nomor pesan yang valid.

Gmail dibuat pada tahun 2004 sebagai ‘proyek 20%’ dari Paul Buchheit. Awalnya layanan baru ini tidak terlalu dipercaya sebagai produk di dalam Google. Mereka harus meluncurkan menggunakan beberapa ratus komputer Pentium III yang tidak diinginkan orang lain, dan butuh tiga tahun sebelum mereka memiliki sumber daya untuk menerima pengguna tanpa undangan. Layanan itu terkenal karena lebih dekat ke aplikasi desktop (menggunakan AJAX) dan untuk penawaran penyimpanan email 1GB yang belum pernah terjadi sebelumnya.

Kelebihan dan Kekurangan Webmail

Kelebihan WebMail

Karena Webmail memungkinkan mengakses dan menggunakan e-mail melalui koneksi internet sehingga ini memberikan beberapa keuntungan daripada client email.

1. Kenyamanan

Salah satu keuntungan terpenting dari webmail adalah kenyamanan, yang bermanfaat pada saat pengguna sering bepergian dan bekerja dari lokasi yang jauh. Dengan bantuan menggunakan koneksi internet, pengguna dapat mengakses dan menggunakannya melalui komputer manapun.

Kita bisa menggunakan webmail kapanpun dan menggunakan perangkat apapun selama bisa mengakses web browser dan terhubung ke internet. Di mana pun pengguna bisa mengakses akun karena semua pesan akan disimpan secara terpusat.

2. Biaya

Biasanya, penyedia besar menyediakan layanan email web dengan paket dasar secara gratis atau tanpa biaya. Selain itu, mungkin jika memelukan fitur tambahan beberapa layanan premium juga ditawarkan oleh suatu penyedia.

3. Alamat Email Tetap

Saat menggunakan layanan web mail maka pengguna akan mendapatkan alamat email yang tetap. Berbeda jika dibandingkan dengan menggunakan email client dari email server sendiri, yang mengharuskan untuk melakukan konfigurasi dari awal saat akan menggunakannya kembali pada perangkat berbeda.

4. Penyimpanan Besar

Salah satu keuntungan terbesar dari webmail yaitu kapasitas penyimpanan yang diberikan. Ini berarti penyimpanan dalam gigabyte atau penyimpanan tidak terbatas ditawarkan oleh penyedia email web besar yang memungkinkan pengguna menyimpan pesan dalam jumlah besar serta lampiran besar. Oleh karena itu, membebaskan ruang untuk hal lain, pengguna tidak perlu menyimpan semua data itu di komputer sendiri yang mungkin rentan terhapus karena ketidaksengajaan.

Kekurangan Webmail

Meskipun web-mail menawarkan banyak manfaat bagi pengguna, webmail juga memiliki beberapa keterbatasan; adapun kelemahan dari webmail yaitu sebagai berikut ini :

1. Username Email

Karena layanan webmail banyak yang dihadirkan secara gratis kepada semua orang membuat username pada domain tersebut mungkin sudah digunakan oleh pengguna lain. Sehingga kita tidak secara bebas bisa mendapatkan username yang diinginkan.

Padahal username pada alamat email sendiri sangat berguna terutama jika kita bisa memiliki username yang singkat dan mudah di ingat misalnya seperti mail pada alamat email ‘[email protected]’. Jika ingin menggunakan email untuk keperluan bisnis maka perlu memiliki domain sendiri sehingga dapat memiliki alamat email yang lebih profesional.

2. Iklan

Salah satu yang paling umum ditemukan pada layanan gratis apapun adalah iklan. Tentu tidak heran karena pemilik layanan juga perlu mendapatkan penghasilan untuk biaya menjalankan webmail tersebut.

Biasanya terdapat paket khusus yang bebas iklan untuk pengguna premium dengan membeli langganan. Dengan ini kita terbebas dari iklan baik banner yang menggangu dan kadang mengkonsumsi data internet kita untuk memuatnya serta terbebas dari iklan email yang masuk.

3. Lebih Banyak Spam

Karena basis pelanggan spammer yang besar, mereka cenderung lebih menargetkan layanan email web dibandingkan dengan penyedia tradisional. Oleh karena itu, pelaku spam dapat menemukan alamat email dan membombardir meskipun pengguna berhati-hati untuk tidak mendaftar ke layanan komersial.

4. Tidak Dapat Memuat Email Saat Offline

Meskipun broadband menjadi lebih tepat dalam hal keandalan, keduanya diperlukan untuk menghubungkan perangkat dengan jaringan untuk menulis, mengirim pesan, dan juga meninjau pesan.

Ini berarti pengguna tidak akan dapat melihat email lama jika tidak terhubung ke internet, dan menulis pesan draft saat offline untuk dikirim nantinya. Dalam arti untuk menggunakan layanan ini wajib online sekalipun hanya ingin melihat pesan yang telah tersimpan sebelumnya._[4]

Contoh Webmail

Terdapat dua macam jenis tipe kategori webmail yang ada, seperti layanan dan juga aplikasi. Layanan webmail merupakan suatu penyedia yang memungkinkan kita untuk menggunakan email yang dijalankannya contohnya, Gmail, Yahoo, dll. Sedangkan aplikasi webmail merupakan sebuah perangkat lunak yang memungkinkan kita untuk mengelola email melalui sebuah web browser.

Layanan Webmail

Google Mail : Gmail merupakan layanan email yang dikembangkan dan dikelola oleh perusahaan teknologi besar Google. Untuk kualitas layanannya tidak perlu diragukan lagi, walaupun tidak menggunakan langganan paket permium namun kualitas yang diberikan tidak akan berkurang.

Outlook Microsoft : Penggembang sistem operasi windows yang paling populer ini memberikan pilihan kepada pengguna untuk membuat email baik dalam domain outlook ataupun hotmail.

Yahoo Mail : Yahoo merupakan salah satu penyedia layanan email yang banyak digunakan oleh para pengguna internet. Walaupun sudah tidak sepopuler pada masanya, yahoo tetap masih layak digunakan sebagai email alternatif.

Protonmail : Layanan email yang sedang naik daun saat ini yaitu protonmail. Di benua asia mungkin email ini belum begitu dilirik oleh para pengguna internet, namun banyak orang dipenjuru dunia menggunakan layanan protomail karena memberikan kemanan privasi bagi penggunanya.

Yandex Mail : Produk yang dihadirkan oleh yandex, saat ini juga sudah banyak dilirik oleh banyak pengguna. Salah satunya yaitu layanan email yang dihadirkan oleh yandex yang juga memiliki tingkat profesionalitas seperti Google dan Microsoft.

Zoho Mail : Salah satu penyedia layanan hosting email gratis yaitu zoho. Zoho memungkinkan seseorang untuk menggunakan hosting email secara gratis hanya dengan memiliki domain.

Aplikasi Webmail

Roundcube : Roundcube adalah Email Client IMAP berbasis web. Fitur Roundcube yang paling menonjol adalah penggunaan teknologi Ajax yang meluas. Roundcube adalah perangkat lunak gratis dan open source yang patuh pada persyaratan Lisensi Publik Umum GNU, dengan pengecualian untuk skin dan plugin._[6]

Horde : Perangkat lunak ini merupakan groupware berbasis web yang gratis untuk digunakan. Komponen dari groupware ini bertumpu pada kerangka kerja Horde. Framework berbasis PHP ini menyediakan semua elemen yang diperlukan untuk pengembangan aplikasi web yang cepat._[7]