Zoho Mail : Pengertian, Sejarah, Fitur, Manfaat, Kelebihan dan Kekurangan

Sekarang ini, ada banyak platform yang bisa dipakai untuk membuat email baik itu untuk digunakan sendiri atau perusahaan seperti Zoho Mail. Sebagai penyedia email selain Yahoo, Microsoft Email, Yandex, ataupun Gmail, Zoho Mail hadir dengan banyak fitur yang bisa digunakan pribadi, perusahaan atau brand. Ada banyak kelebihan yang dimiliki Zoho Mail seperti salah satunya memakai email domain sendiri dengan memakai provider dari Zoho.

Pengertian Zoho Mail

Zoho Mail merupakan satu dari sekian banyak platform penyedia email yang secara khusus ditargetkan untuk pebisnis dan profesional pada bidangnya. Karena target pengguna tersebut, maka platform ini membebaskan pengguna dari iklan atau ads dan memilih memakai antarmuka atau interface lebih bersih dengan desain minimalis akan tetapi dilengkapi fitur menarik dan bermanfaat.

Pengguna Zoho Mail bisa menikmati webmail lengkap dengan fitur ppowerful dibandingkan email clients yang lain. Zoho Mail memberi kontrol penuh untuk pengguna dalam mengatur inbox. Selain email, Zoho Mail juga memiliki fitur lain seperti Zoho Chat, Zoho Docs, Zoho Writer, Zoho Connect, Zoho Sheet, Zoho Show dan juga oho ShowTime.

Dari sekian banyak fitur tersebut, yang paling menarik untuk pengguna adalah Zoho Docs yang sama seperti Google Docs. Pengguna nantinya bisa berkolaborasi, membuat dan menyunting atau mengedit dokumen bersama, membuat presentasi dan membuka dokumen excel hanya dengan memakai online editor.

Kelebihan dan Fungsi Zoho Mail

Sebagai penyedia email yang khusus membantu pemilik bisnis serta pekerja profesional, Zoho Mail memberikan banyak opsi serta fitur manajemen domain untuk perusahaan. Zoho Mail bisa membantu mendaftarkan domain baru, menangani domain dalam waktu bersamaan dan membantu mengaktifkan hosting email untuk pengguna yang sebelumnya sudah mempunyai domain.

Zoho Mail juga memiliki comtrol panel admin yang tentunya akan sangat membantu. Interface atau antarmukanya sangat sederhana namun bersih. Selain itu, pengguna juga bisa mengelola domain karena fitur yang ditawarkan juga sama kuatnya dengan yang lain.

Beberapa fitur yang menarik diantaranya adalah fitur untuk blokit email yang mengganggu atau tidak dikehendaki. Caranya adalah dengan memasukkan IP adress, konten subjek serta domain semua organisasi yang dirasa mengganggu.

Selain itu, pengguna juga bisa mengatur email masuk dan keluar dari pengguna korporat lainnya sekaligus mengatasi daftar spam. Seluruh pengaturan tersebut bisa dilakukan dari pengguna atau admin Zoho Mail.

Migrasi Zoho Mail juga bisa dikatakan sangat mudah serta praktis. Anda nantinya bisa memakai Support Zoho Mail untuk membantu serta memandu atau bisa mengunduh serta memakai alat migrasi mandiri. Dengan server yang terjamin pada pusat data, Zoho Mail juga memakai enkripsi 256 bit SSL sendiri dengan keamanan infrastruktur serta penerapan pemakaian software terbaik untuk seluruh pelanggan.

Zoho Mail juga memiliki kelebihan lain yakni blokir email berdasarkan dari judul subjek, alamat IP serta domain yang berasal dari seluruh organisasi. Selain itu, anda juga bisa mengatur email yang keluar dan masuk dari pengguna korporat sampai mengatasi daftar spam. Jika anda memang sudah memakai layanan email yang lain, maka tidak perlu khawatir mengenai migrasi layanan email.

Fitur Zoho Mail

Berikut adalah beberapa fitur dari Zoho Mail yang membuatnya lebih unggul sekaligus menjadi daya tarik tersendiri:

1. Inbox Terorganisir dan Tertata

Zoho Mail tidak menampilkan ads atau iklan. Bahkan pengguna yang menggunakan paket gratis juga tidak akan melihat iklan atau ads. Anda sebagai pengguna juga bisa menata serta mengatur inbox dengan cara membuat katefori yang diinginkan lewat flag, label dan folder dan juga bisa difilter.

Zoho Mail mendukung struktur folder multi level yang tidak ada pada interface webmail lainnya. Fitur yang unik ini membuat pengguna bisa mengatur email secara struktural serta sistematis sehingga navigasi inbox bisa dilakukan dengan lebih mudah.

Email yang masuk juga bisa dikelola otomatis dan melakukan filter di setiap folder. Pengguna juga dapat memberi label pada email sesuai keinginan dan juga import filters dari sumber lain. Jika thread email masuk serta berlanjut, maka anda bisa melihat tampilan percakapan dan melacak thread tertentu apabila dibutuhkan.

2. Integrasi CRM

Costumer Relationship Management atau CRM merupakan salah satu poin yang penting untuk setiap email marketing untuk mencari leads, menjadikannya sebagai prospek kostumer yang nantinya akan menjadi kostumer tetap. Hal tersebut membuat perusahaan memerlukan email marketing untuk sarana komunikasi yang bisa mencakup banyak kostumer pada waktu yang bersamaan.

Zoho Mail akan membantu untuk mengatur database CRM dengan cara menyimpan data kostumer serta meninggalkan reminder atau pengingat yang berguna untuk menghubungi kostumer pada waktu yang sudah ditentukan. Dengan adanya integrasi CRM tersebut, maka akan ada banyak perusahaan yang terbantu.

3. Scrub Pembersih Inbox

Sebagai perusahaan yang memiliki email, maka inbox akan penuh dengan berbagai macam email dengan tujuan yang juga beragam. Ada kalanya admin mungkin lupa untuk membersihkan inbox yang penuh dengan email tidak relevan serta spam. Agar bisa terhindar dari hal tersebut, maka bisa memakai fitur scrub yang jauh lebih praktis dibandingkan menghapusnya satu per satu.

4. Smart Compose

Dengan semakin populernya sosial media sekarang ini, maka Zoho Mail juga turut membuat fitur yang serupa untuk memudahkan pengguna ketika mengirim email. Dengan smart compose, maka pengguna hanya perlu menyusun isi dari email kemudian tekan @ sama seperti ketika melakukan tag. Sesudah itu, nama penerima bisa dimasukkan dan email akan langsung dikirim ke bagian alamat email teratas secara otomatis.

5. Bookmark

Biasanya, bookmark lebih umum dilihat pada browser. Akan tetapi, pada Zoho Mail juga disediakan bookmark untuk pengguna agar bisa menemukan serta mengunjungi website favorit tanpa harus mengetik serta mencari di browser.

Cara Daftar dan Memakai Zoho Mail Untuk Personal

Selain untuk pengguna profesional serta korporat, Zoho Mail juga bisa dipakai untuk membuat akun personal. Berikut adalah beberapa langkah yang bisa dilakukan:

• Kunjungi situs resmi Zoho untuk mendaftar akun email baru.
• Silahkan klik Sign up Zoho Mail lalu pilih Personal Email.
• Masukkan username yang mau dipakai dan password yang tidak mudah terdeteksi sekaligus kuat.
• Lanjutkan dengan mengetik nama depan dan belakang.
• Masukkan juga nomor ponsel yang masih aktif untuk proses verifikasi.
• Centang pada Terms of Services and Privacy Policy kemudian klik Sign up for Free.
• Masukkan kode veririfikasi yang sudah dikirim lewat SMS kemudian klik Verify Code untuk langkah terakhirnya.

Zoho Mail Untuk Bisnis

Apabila anda mau memakai Zoho Mail untuk kebutuhan bisnis, maka Zoho Workplace merupakan pilihan terbaik. Ini adalah layanan yang berisi kumpulan aplikasi pada cloud dan sudah saling terintegrasi.

Zoho Mail merupakan bagian dari 9 aplikasi kolaborasi yang sudah terintegrasi dengan Zoho Workplace. Zolo Workplace nantinya bisa mempermudah pengguna ketika mengelola bisnis lewat banyak fitur seperti tool presentasi, editor dan juga spreadsheet.

Komunikasi dengan tim sampai orang luar seperti mitra, pelanggan serta partner kerja sama juga akan semakin mudah memakai teknologi cloud dari Zoho Marketplace. Berikut adalah beberapa aplikasi yang sudah terintegrasi pada Zoho Marketplace:

1. Office Suite

Sama halnya seperti Office 365 serta G Suite, Zoho Marketplace juga memberikan office suite yang bisa dipakai ketika ingin berkolaborasi bersama tim kerja ketika membuat sesuatu. Disini juga disediakan Zoho Sheet yakni editor spreadsheet, Zoho Writer yakni editor dokumen serta Zoho Show untuk presentasi.

2. Tools Kolaborasi

Pada Zoho Workplace juga akan mempermudah proses kolaborasi antara tim kerja dengan cara memberikan akses ke banyak tools kolaborasi. Contohnya seperti Zoho Docs yang dipakai untuk menyimpan berkas, Zoho Showtime untuk membagi presentasi serta tools untuk memeriksa engagement audiens dan Zoho Sites yang merupakan website builder.

3. Komunikasi

Zoho Workplace juga menyediakan fitur untuk saling berkomunikasi. Anda nantinya dapat saling berkomunikasi bersama tim lewat Zoho Mail, Zoho Chat yakni fitur instant messaging serta Zoho Connect untuk berteman dengan pemilik email lainnya.

Cara Setup Zoho Mail Memakai Nama Domain Sendiri

Email dengan akhiran @zoho.com tidak terbatas. Selain itu, anda juga bisa mengubah nama email memakai akhiran domain milik sendiri dengan syarat sudah punya domain. Kemudian, anda hanya perlu mengikuti langkah untuk mengubah akhiran email Zoho Mail sehingga bisa menjadi domain sendiri seperti berikut ini:

1. Buka Halaman Sign Up Zoho Mail Untuk Bisnis

Langkah pertama yang harus anda lakukan adalah membuka halaman sign up Zoho Mail untuk bisnis. Pilih paket yang diinginkan menyesuaikan dengan harga yang tertera. Jika tidak ingin berbayar, maka bisa memakai akun gratis dengan cara pilih Free Plan kemudian klik Get Started.

2. Masukkan Nama Domain

Selanjutnya, silahkan masukkan nama domain. Jika telah memiliki domain sendiri, maka pilih Sign Up with a Domain I Already Own. Namun jika ingin membeli domain Zoho, maka silahkan pilih pilihan yang ada disampingnya kemudian klik Add.

3. Isi Data Pribadi yang Diminta

Sesudah memasukkan nama domain, maka bisa dilanjutkan dengan mengisi data pribadi yang diminta. Pastikan juga untuk memberi tanda centang di persetujuan untuk syarat dan ketentuan kemudian klik Sign Up.

Sesudah itu, email telah terdaftar dengan akhiran nama domain anda. Jika memang dibutuhkan, maka anda bisa mengaktifkan two factor authentication agar keamanan bisa ditingkatkan. Ini bisa dilakukan kapan saja pada menu pengaturan.

4. Verifikasi Domain

Langkah berikutnya yang harus anda lakukan adalah verifikasi domain. Caranya adalah dengan klik Verify Domain pada menu bar di Domain Setup. Sesudah itu, pilih DNS hosting provider pada Zoho Mail. Lanjutkan dengan memilih cPanel pada menu drop down kemudian kode yang harus dimasukkan ke cPanel akan diberikan Zoho.

5. Login ke cPanel

Lanjutkan dengan login ke cPanel dengan cara mengakses www.namadomainmu.com kemudian cari Zone Editor pada section Domain.

Klik pada CNAME Record lalu anda akan dibawa ke halaman formulir yang harus diisi. Salin informasi yang diberikan Zoho Mail tersebut kemudian paste atau tempel ke formulir di cPanel.

6. Kembali ke Halaman Zoho Mail

Sesudah selesai memasukkan CNAME Record dan sudah dinyatakan sukses, maka silahkan kembali ke Zoho Mail. Klik tombol hijau yang tertulis Proceed to CNAME Verification dan klik Verify Now.

Sesudah itu, akun email yang memakai akhiran nama domain anda telah terintegrasi dengan Zoho Mail. Anda akan diminta untuk memastikan jika alamat email yang dimasukkan ketika sign up sudah sesuai dengan keinginan anda.

Hal penting yang wajib dikonfogurasikan adalah email delivery. Supaya anda bisa menerima email, maka harus mengonfigurasi MX Record domain anda. MX Records merupakan entri khusus pada DNS yang disusun untuk menerima email pada domain anda.

Silahkan masukkan MX Record di halaman Zoho Mail milik anda pada formulir MX Records di cPanel. Jika memang anda kesulitan saat menambahkan entri MX, maka bisa meminta bantuan support cPanel untuk memperbarui MX Record dari domain anda.

Sesudah selesai, maka anda bisa menambahkan user yakni anggota tim anda. Apabila memakai layanan tidak berbayar, maka hanya bisa menambah sampai 25 user dalam satu akun Zoho Mail. Anda juga bisa menggunakan fitur Create Groups supaya ketika salah satu email menerima pesan baru, maka pesan tersebut akan disebar ke anggota tim yang sudah didaftarkan secara otomatis.

Akses Mobile Zoho Mail

Karena ini merupakan layanan multiplatform, maka Zoho Mail membuat pengguna bisa mengelola email dimana saja dan kapan saja. Caranya adalah dengan memakai aplikasi mobile untuk iOS atau android.

• Zoho Mail Admin App dapat dipakai administrator untuk mereset password, mengelola pengguna serta taks lain dengan hak akses admin.
• Zoho Mail Inbox Insight adalah aplikasi untuk mengelola notifikasi email yang masuk berdasarkan pengirim serta folder email tertentu yang memang penting.

Cara Mengatur Spam Email Zoho Mail

Pada Zoho Mail terdapat fitur yang berguna untuk mengelola spam email. Ini artinya anda bisa menambahkan tanda tangan digital yang berguna untuk validasi jika email yang anda kirim memang dari akun anda.

Ini berfungsi untuk mencegah akun email anda menjadi korban dari email spoofing atau biasa disebut dengan kejahatan pemalsuan email. Ini juga bisa dilakukan dengan konfigurasi SPF/DKIM. Jika mau melakukan ini, maka anda dapat mencatat TXT Hostname serta TXT value yang ditampilkan.

Tambahkan sebagai TXT Record di halaman DNS Management Member Area tanpa harus menghapus TXT Record lainnya yang sudah ada. Kemudian, anda bisa mengaktifkan DKIM [Domain Keys Identified Mail untuk digital signature email pada Zoho Mail anda.

Pilih untuk melakukan konfigurasi di DKIM Zoho Mail. Silahkan aktifkan supaya DKIM bisa dalam kondisi enabled dan klik Back to Setup. Apabila tidak mau melakukan konfigurasi SPF/DKIM, maka bisa langsung klik Next pada halaman tersebut.

Cara Menambah Group di Zoho Mail

Sama seperti menambahkan user, anda juga bisa menambahkan group email di Zoho Mail contohnya seperti departemen perusahaan anda dan sebagainya:

• Klik Proceed to Create Groups dan pilih melakukan pembuatan grup pengguna email.
• Data yang harus ditentukan saat membuat grup adalah group name yakni nama grup email yang akan dipakai, group logo yakni logo untuk mengenal group yang dibuat serta group email address yakni nama email untuk grup tersebut. Selain itu da juga access level yakni hak akses untuk email group yang akan dibuat, moderator yakni pengguna yang mengawasi aktivitas pada grup, member yakni daftar nama anggota dari group email tersebut serta description yakni penjelasan grup yang dibuat tersebut.