Sebagai pengguna internet kita perlu memahami apa itu email, bagaimana cara kerjanya karena ini nantinya menyangkut mengenai semua data penting kita yang berada di dunia online. Dengan memahami pentingnya email dan tips cara mengamankannya akan membuat kita terhindar dari kehilangan atau pencurian data yang mungkin saja bisa terjadi.

Surat elektronik yang dalam bahasa Inggris di sebut Electronic mail dan biasanya disingkat menjadi “email“, merupakan metode komunikasi yang menggunakan perangkat elektronik untuk mengirimkan pesan melalui jaringan komputer. “Email” mengacu pada sistem pengiriman dan pesan individu yang dikirim atau diterima.

Email telah ada dalam beberapa bentuk sejak tahun 1970-an saat seorang programmer bernama Ray Tomlinson menciptakan cara untuk mengirimkan pesan antar sistem komputer di Advanced Research Projects Agency Network (ARPANET). Bentuk email modern menjadi tersedia untuk penggunaan publik secara luas dengan pengembangan email client software (mis. Outlook) dan web browser, yang terakhir memungkinkan pengguna untuk mengirim dan menerima pesan melalui Internet menggunakan perangkat lunak klien email berbasis web (mis. Gmail).

Saat ini, email menjadi salah satu metode komunikasi digital yang paling populer. Prevalensi dan kerentanan keamanannya juga menjadikannya sarana yang menarik untuk serangan dunia maya seperti phishing, spoofing domain, dan business email compromise (BEC)._[1]

Apa Itu Email ?

Surat elektronik atau Electronic mail (email atau e-mail) adalah metode pertukaran pesan (“surat”) antara individu yang menggunakan perangkat elektronik. Email dengan demikian diartikan sebagai versi elektronik (digital), atau pendamping, surat, pada saat “surat” hanya berarti surat fisik (sehingga juga dituliskan dalam format e- + mail).

Email saat ini menjadi media komunikasi yang populer, sehingga tidak heran jika alamat email sering dipergunakan sebagai bagian dasar dan sangat penting dari banyak hal dalam hidup seperti untuk bisnis, pemerintahan, pendidikan, perdagangan, hiburan dan bidang lainnya._[5]

E-mail saat ini memiliki definisi sebagai transmisi pesan di Internet. Email juga diartikan sebagai salah satu fitur yang paling umum digunakan melalui jaringan komunikasi yang memungkinkan untuk bertukar informasi seperti teks, file, gambar, atau lampiran lainnya._[2] Saat ini hampir semua orang menggunakan istilah email untuk layanan webmail.

Webmail merupakan layanan email yang dapat diakses menggunakan browser web standar, yang berbeda dengan layanan email yang dapat diakses melalui perangkat lunak email clients khusus. Contoh penyedia email web (webmail) yaitu AOL Mail, Gmail, Yandex Mail, Protonmail, GMX Mail, Mailfence, Outlook.com/Hotmail.com, Yahoo! Mail dan IceWarp Mail Server._[4]

Perbedaan Email dan Webmail

Saat ini, istilah email sering digunakan untuk menyertakan surat elektronik berbasis browser, seperti Gmail dan AOL Mail, dan surat elektronik berbasis non-browser yang diakses melalui email clients seperti Microsoft Outlook untuk Office 365. Namun, di masa lalu , email didefinisikan sebagai program non-browser yang memerlukan server email khusus dengan perangkat lunak klien yang diinstal di komputer.

Keuntungan menggunakan email non-browser termasuk integrasi yang lebih mudah dengan platform perangkat lunak bisnis, keamanan yang ditingkatkan, dan kurangnya iklan. Namun, agar email dapat diakses, email clients harus diinstal langsung ke komputer. Meskipun banyak email clients gratis, yang lain tersedia dengan biaya minimal.

Keuntungan terbesar dari webmail adalah gratis untuk digunakan, dapat diakses dari mana saja dan di hosting pada cloud storage, yang secara otomatis menyinkronkan email ke semua perangkat, termasuk komputer desktop, tablet, atau smartphone._[3]

Apa Itu Alamat Email ?

Alamat email adalah serangkaian karakter unik yang mengidentifikasi akun email, atau ‘kotak surat’, tempat pesan dapat dikirim dan diterima. Alamat email diformat dalam tiga bagian berbeda: bagian lokal, simbol “@”, dan domain.

Misalnya, di alamat email [email protected], “employee” menunjukkan bagian lokal dan “example.com” menunjukkan domain.

Gambaran contohnya bayangkan : domain menandakan kota tempat tinggal penerima, sedangkan bagian lokal menentukan jalan dan nomor rumah tempat surat itu dapat diterima.

Bagian lokal

Bagian lokal memberi tahu server lokasi akhir dari pesan email. Ini mungkin termasuk kombinasi huruf, angka, dan tanda baca tertentu (seperti garis bawah). Jumlah maksimum karakter untuk alamat email (termasuk bagian lokal dan domain) adalah 320, meskipun panjang yang disarankan dibatasi hingga 254 karakter.

Domain

Domain dapat berupa nama domain, seperti adammuiz.com, atau alamat IP, contohnya seperti 127.0. 0.1. Dalam kasus sebelumnya, protokol SMTP menggunakan DNS untuk menerjemahkan nama domain menjadi alamat IP-nya sebelum mengirim pesan ke server berikutnya.

Seperti bagian lokal, domain juga harus mematuhi persyaratan pemformatan tertentu yang ditetapkan oleh Internet Engineering Task Force (IETF). Nama domain yang disetujui dapat menyertakan kombinasi huruf besar dan kecil, angka, dan tanda hubung. Alamat email juga dapat diformat dengan alamat IP dalam tanda kurung alih-alih nama domain, meskipun hal ini jarang terjadi. Batas karakter untuk nama domain adalah 63._[1]

Pengertian Email

Surel (surat elektronik) atau Email adalah pertukaran pesan yang tersimpan di komputer dari satu pengguna ke satu atau lebih penerima melalui sebuah jaringan. Email merupakan cara yang cepat, murah, dan mudah diakses dalam berkomunikasi baik untuk keperluan bisnis atau pribadi.

Email pada awalnya sering digunakan dalam area terbatas dengan Mail Server dan Mail Client (localhost). Saat ini arti email lebih mengarah pada komunikasi yang dapat dilakukan dalam sekala global internasional dengan memanfaatkan internet. Pengguna dapat mengirim email dari mana saja selama mereka memiliki koneksi internet, yang biasanya disediakan oleh penyedia layanan internet (ISP).

Email dipertukarkan melalui jaringan komputer, terutama internet, tetapi juga dapat dipertukarkan antara jaringan publik dan pribadi, seperti jaringan area lokal. Email dapat didistribusikan ke daftar orang tertentu maupun individu. Daftar distribusi bersama dapat dikelola menggunakan reflektor email. Beberapa milis (mailing lists) memungkinkan pengguna untuk berlangganan dengan mengirimkan permintaan ke administrator milis. Milis yang dikelola secara otomatis disebut list server.

Rangkaian protokol TCP/IP menyediakan sistem email fleksibel yang dibangun di atas protokol dasar, termasuk Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) untuk mengirim email, dan Post Office Protocol 3 (POP3) untuk menerima email. Sebagai alternatif, Protokol Akses Pesan Internet (IMAP) dapat digunakan untuk menerima email, karena memungkinkan akses ke email dari perangkat apa pun, di mana pun. Dengan POP3, pesan email diunduh dari layanan email dan disimpan di perangkat yang meminta dan hanya dapat diakses menggunakan perangkat yang sama.

Pesan email biasanya dikodekan dalam format American Standard Code for Information Interchange (ASCII). Namun, pengguna juga dapat mengirim file non-teks — seperti gambar grafik dan file suara — sebagai lampiran file._[3]

Sejarah Email

Sebenarnya pada Oktober 1969, pesan pertama dikirim dari satu komputer ke komputer lain di ARPANET. Roy Tomlinson merupakan penemu pertama Email (surat elektronik) pada tahun 1971. Ia mengembangkan sistem pertama yang mengirimkan email elektronik antara satu sistem ke beberapa host di seluruh ARPANET dengan simbol @ untuk menghubungkan nama pengguna dengan server tujuan.

Pada saat itu banyak yang memiliki pertanyaan bagaimana seseorang menunjukkan dalam jaringan ke mana pesan harus dikirim ketika mengirim pesan dari satu komputer ke komputer lain? Roy Tomlinson menemukan jawabannya.

Konsep komunikasi melalui organisasi melalui email inilah yang menjadi inspirasi munculnya internet.

Pada 1980-an, Internet, pada periode awal adanya Penyedia Layanan Internet (ISP), telah mulai menghubungkan orang-orang di seluruh dunia, dan mengirim email ke situs “hosting”, menjadi kebutuhan komunikasi.

Bagi banyak pengguna Internet baru, surat elektronik adalah aplikasi praktis pertama dari media baru yang menarik. Pada tahun 1993, istilah “surat elektronik” telah diganti dengan “email”, dan penggunaan Internet menjadi lebih luas.

Selama beberapa tahun berikutnya, America Online (AOL), Accomail, Hotmail, dan Yahoo membentuk lanskap Internet dan email. Dia memompa dolar pemasaran untuk memperluas jangkauan dan mengekspos audiens yang jauh lebih luas untuk manfaat dari World Wide Web. Penggunaan internet meledak pada akhir 1990-an, tumbuh dari 55 juta pengguna pada tahun 1997 menjadi 400 juta pada tahun 1999._[6]

Cara Kerja Email

Pesan email dikirim dari program perangkat lunak dan browser web, secara kolektif disebut sebagai ‘klien’ email. Pesan individu dialihkan melalui beberapa server sebelum mencapai server email penerima, mirip dengan cara surat tradisional mungkin melewati beberapa kantor pos sebelumnya. mencapai kotak surat penerimanya.

Setelah pesan email dikirim, berikut beberapa langkah ke tujuan akhirnya:

• Mail server pengirim, juga disebut Mail Transfer Agent (MTA), memulai koneksi Simple Mail Transfer Protocol (SMTP).
• SMTP memeriksa data envelope (amplop) email — teks yang memberi tahu server tempat mengirim pesan — untuk alamat email penerima, lalu menggunakan Domain Name System (DNS) untuk menerjemahkan nama domain menjadi alamat IP.
• SMTP mencari server pertukaran surat (MX) yang terkait dengan nama domain penerima. Jika ada, email diteruskan ke server email penerima.
• Email disimpan di server email penerima dan dapat diakses melalui Post Office Protocol (POP)* atau Internet Message Access Protocol (IMAP). Kedua protokol ini berfungsi sedikit berbeda: POP mengunduh email ke perangkat penerima dan menghapusnya dari server email, sementara IMAP menyimpan email di dalam email client, sehingga penerima dapat mengaksesnya dari perangkat apa pun yang terhubung.

Untuk melanjutkan analogi sistem pos, bayangkan Adam menulis surat ucapan terima kasih kepada Muiz. Adam menyerahkan surat itu ke pembawa surat (MTA), yang membawanya ke kantor pos untuk disortir. Di kantor pos, petugas pemrosesan (SMTP) memverifikasi alamat Muiz yang tertulis di amplop. Jika alamat Muiz tampaknya ditulis dengan benar dan sesuai dengan lokasi yang dapat menerima email (server MX), operator email lain akan mengirimkan surat tersebut ke kotak surat Adam. Setelah mengambil surat, Adam mungkin menyimpan catatan itu di laci mejanya, di mana ia hanya dapat mengaksesnya di lokasi tersebut (POP) atau memasukkannya ke dalam sakunya untuk dibaca di lokasi mana pun (IMAP).

*Versi protokol POP saat ini bernama POP3._[1]

Macam Bagian Email

Email individual terdiri dari tiga komponen utama: amplop SMTP, header, dan isi.

SMTP envelope (Amplop)

Envelope “Amplop” SMTP adalah data yang dikomunikasikan antar server selama proses pengiriman email. Ini terdiri dari alamat email pengirim dan alamat email penerima. Data amplop ini memberi tahu server surat ke mana harus mengirim pesan, sama seperti pembawa surat mereferensikan alamat pada amplop untuk mengirimkan surat ke lokasi yang benar. Selama proses pengiriman email, amplop ini dibuang dan diganti setiap kali email dipindahkan ke server lain.

Header

Seperti amplop SMTP, header email memberikan informasi penting tentang pengirim dan penerima. Sering kali, header cocok dengan informasi yang diberikan dalam amplop SMTP, tetapi hal ini mungkin tidak selalu demikian. Misalnya, scammer dapat menyamarkan sumber pesan dengan menggunakan alamat email yang sah di header email. Karena penerima hanya melihat header dan badan email — bukan data amplop — mereka mungkin tidak tahu bahwa pesan itu berbahaya.

Header juga dapat berisi sejumlah bidang opsional yang memungkinkan penerima membalas, meneruskan, mengkategorikan, mengarsipkan, atau menghapus email. Bidang tajuk lainnya termasuk yang berikut:

• Bidang Date ‘Tanggal’ berisi tanggal pengiriman email. Ini adalah bidang tajuk wajib.
• Bidang From ‘Dari’ berisi alamat email pengirim. Jika alamat email dikaitkan dengan nama tampilan, itu mungkin juga ditampilkan di bidang ini. Ini juga merupakan bidang tajuk wajib.
• Bidang To ‘Kepada’ berisi alamat email penerima. Jika alamat email dikaitkan dengan nama tampilan, itu mungkin juga ditampilkan di bidang ini.
• Bidang Subject ‘Subjek’ berisi informasi kontekstual apa pun tentang pesan yang ingin disertakan oleh pengirim. Itu ditampilkan sebagai baris terpisah di atas badan email.
• Bidang Carbon copy ‘Cc’ memungkinkan pengirim mengirim salinan email ke penerima tambahan. Penerima yang ditandai di bidang To ‘Kepada’ dapat melihat alamat email yang tercantum di bidang ‘Cc’.
• Kolom ‘Bcc’ (blind carbon copy) memungkinkan pengirim mengirim salinan email ke penerima tambahan. Penerima yang ditandai di bidang ‘Kepada’ tidak dapat melihat alamat email yang tercantum di bidang ‘Bcc’.

Body

Bagian Body atau Tubuh email ini merupakan kolom konten berisi informasi apa pun yang ingin dikirim oleh pengirim: teks, gambar, tautan, video, dan/atau lampiran file lainnya, asalkan tidak melebihi batasan ukuran email client. Alternatifnya, email dapat dikirim tanpa informasi apa pun di kolom isi.

Bergantung pada opsi yang disediakan oleh email client, badan email dapat diformat dalam teks biasa atau HTML. Email teks (Plain text) biasa tidak berisi pemformatan khusus (seperti warna font non-hitam) atau multimedia (seperti gambar). Mereka kompatibel dengan semua perangkat dan klien email. Email HTML memungkinkan pemformatan dan multimedia di dalam bidang isi, meskipun beberapa elemen HTML mungkin ditandai sebagai spam oleh sistem pemfilteran email atau mungkin tidak ditampilkan dengan benar pada perangkat atau klien yang tidak kompatibel._[1]

Fungsi Email

Email adalah cara komunikasi dengan orang lain yang cepat, andal, dan portabel. Berikut ini adalah beberapa manfaat umum menggunakan email untuk keperluan pribadi dan profesional:

• Efektivitas biaya. Ada berbagai layanan email gratis yang tersedia untuk individu dan organisasi. Umumnya pada layanan email gratis, tidak ada biaya tambahan kecuali untuk fitur tambahan.
• Fleksibilitas. Email memberi pengguna proses komunikasi yang tidak mendesak yang memungkinkan mereka mengirim tanggapan pada waktu yang nyaman bagi mereka. Ini juga mendorong pengguna untuk berkomunikasi terlepas dari jadwal atau zona waktu mereka yang berbeda.
• Akses mudah. Jika pengguna memiliki akses ke internet, maka email dapat diakses dari mana saja dan kapan saja.
• Kecepatan dan kesederhanaan. Email dibuat dengan cepat dan mudah, dengan informasi dan kontak tersedia.
• Pengiriman massal. Email memungkinkan dan mudah untuk mengirim satu pesan ke sekelompok banyak orang.
• Penyaringan pesan. Email memungkinkan pengguna untuk memfilter dan mengkategorikan pesan mereka. Hal ini dapat mencegah visibilitas email yang tidak diinginkan, seperti spam dan email sampah, sekaligus mempermudah melakukan pencarian menemukan pesan tertentu saat dibutuhkan.
• Penyimpanan dan pengambilan pesan. Pertukaran email dapat disimpan dan dicari untuk pengambilan yang mudah. Hal ini memungkinkan pengguna untuk menyimpan percakapan, konfirmasi, atau instruksi penting dalam catatan mereka dan dengan cepat mengambilnya kembali jika perlu._[3]

Kegunaan Email

Berikut ini merupakan penggunaan paling umum yang dapat dilakukan dengan memanfaatkan email:

• Komunikasi individu atau kelompok. Email merupakan cara yang efektif untuk berkomunikasi dengan individu atau kelompok kecil. Fitur pada email memungkinkan pengguna untuk dengan mudah mengirim dan menerima dokumen, gambar, tautan, dan file lainnya. Selain itu email juga memberi pengguna fleksibilitas untuk berkomunikasi dengan orang lain sesuai jadwal mereka sendiri.
• Pemberitahuan, pengingat, dan tindak lanjut. Individu, kelompok kecil, atau organisasi dapat mengirim email tindak lanjut setelah janji temu, rapat, atau wawancara, atau untuk mengingatkan peserta tentang acara yang akan datang, tenggat waktu, dan aktivitas yang sensitif terhadap waktu. Kalender dengan kemampuan untuk menambahkan janji temu dan acara diintegrasikan ke sebagian besar platform email. Fitur-fitur ini membantu pengguna dengan manajemen waktu dengan memvisualisasikan jumlah waktu tetap yang mereka miliki dalam sehari. Ini memungkinkan pengguna untuk memprioritaskan keputusan dan waktu mereka.
• Menyampaikan informasi kepada sekelompok besar orang. Perusahaan dapat menggunakan email untuk menyampaikan informasi kepada sejumlah besar karyawan, pelanggan, dan calon pelanggan. Email sering digunakan untuk buletin, di mana pelanggan milis dikirim konten khusus yang dipromosikan dari perusahaan dan kampanye pemasaran email langsung, di mana iklan atau promosi dikirim ke grup pelanggan yang ditargetkan.
• Mengubah prospek menjadi pelanggan yang membayar. Email juga dapat digunakan untuk membuat potensi penjualan menjadi pembelian yang lengkap. Misalnya, sebuah perusahaan dapat membuat email otomatis yang dikirim ke pembeli online yang menyimpan item di keranjang belanja mereka selama jangka waktu tertentu. Email tersebut dapat mengingatkan pelanggan bahwa mereka memiliki produk yang ada di keranjang mereka dan mendorong mereka untuk menyelesaikan pembelian sebelum barang kehabisan stok.
• Ulasan dan survei. Email tindak lanjut yang meminta pelanggan untuk mengirimkan ulasan setelah melakukan pembelian dapat menyertakan survei yang meminta mereka untuk meninjau kualitas layanan atau produk yang baru saja mereka terima._[3]

Contoh Layanan Email Terpopuler

Berikut ini merupakan layanan yang paling banyak digunakan oleh para pengguna internet diseluruh dunia.

Client Mail Populer

1. Microsoft Outlook

Microsoft sendiri secara resmi melengkapi sistem operasi dengan aplikasi Microsoft Outlook yang dapat digunakan sebagai e-mail client. Tidak heran jika banyak yang menggunakan Microsoft Outlook, karena banyak orang yang menggunakan OS Windows. Selain karena satu paket dengan sistem operasi windows, Microsoft Outlook juga lebih terpercaya tingkat keamanannya karena dikembangkan oleh tim profesional sekelas Microsoft.

2. Apple Mail

Salah satu saingan utama dari sistem operasi windows yaitu Mac OS, tentu tidak salah jika banyak orang yang menggunakan Apple Mail. Untuk para pengguna produk Apple tentunya akan dibiasakan menggunakan aplikasi yang telah disediakan oleh Apple. Baik Apple Mail dan Microsoft Outlook merupakan Email Client yang direkomendasikan oleh Google.

3. Thunderbird

Bagi kamu pecinta produk aplikasi open-source yang gratis Thunderbird merupakan pilihan terbaik lainnya. Perangkat lunak ini sangat cocok digunakan untuk Linux operating system baik ubuntu, debian ataupun distribusi lainnya. Thunderbird memiliki fasilitas yang sangat lengkap tidak kalah dengan software seperti Microsoft Outlook ataupun Apple Mail.

Webmail Populer

Hampir semua pengguna internet saat ini menggunakan layanan webmail untuk mendaftar pada berbagaimacam website. Menggunakan webmail lebih mudah karena dapat digunakan dalam berbagaimacam sistem operasi dan bermacam macam perangkat seperti Desktop : Komputer PC / Laptop, Gadget (Smartphone) Android dan iPhone.

1. Gmail

Gmail merupakan layanan surat elektronil atau elektronik mail yang dibuat oleh Google. Pada saat ini Gmail merupakan layanan webmail yang paling banyak digunakan oleh para pengguna internet. Android merupakan smartphone yang dikembangkan oleh google dan banyak penggunanya, tentu ini akan meningkatkan jumlah pengguna gmail juga.

2. Outlook

Para pengguna windows terbiasa dengan layanan yang telah disediakan oleh microsoft termasuk juga dalam peremailan. Microsoft memberikan layanan email gratis dengan domain Outlook dan Hotmail. Email yang ditawarkan oleh Microsoft cukup banyak peminatnya karena terhubung dengan berbagai layanan microsoft lainnya seperti OneDrive.

3. Yandex

Yandex sebuah layanan dari rusia yang memiliki produk seperti google, ada Search Engine, Email dan juga Cloud Storage. Banyak orang yang menjadikan Yandex mail sebagai alternatif untuk bertukar pesan secara online. Yandex mail memiliki kualitas layanan email yang tidak kalah profesional jika disandingkan dengan Google dan Microsoft.

4. Yahoo

Jika kamu mengenal internet sudah dari awal 2000an tentu tidak asing dengan produk yang disediakan oleh Yahoo. Pada masanya layanan Yahoo termasuk produk e-mail sangat populer digunakan oleh para pengguna internet. Walaupun sekarang sudah banyak yang beralih menggunakan layanan email lainnya, yahoo tetap masih relevan digunakan hingga saat ini.

5. Protonmail

Pada saat ini masyarakat sudah mulai sadar dengan pentingnya menjaga privasi di internet seperti menggunakan browser yang meng. Sehingga mulai hadir berbagai macam jenis produk yang mengedepankan privasi pengguna sebagaimana protonmail. Layanan email yang berasal dari Switzerland ini mengklaim akan menjaga dan menghormati privasi penggunanya.

6. AOL

Walaupun orang yang berada pada wilayah asia tidak begitu mengenal layanan yang dihadirkan oleh AOL namun produk yang ada disini sangat diminati terutama di negara Amerika Serikat – United States. Layanan email yang ada pada AOL tidak kalah bagus dengan layanan webmail lainnya.

The post Pengertian Email – Sejarah, Cara Kerja, Fungsi dan Contoh appeared first on Adam Muiz.

Pengertian Zoho Mail

Zoho Mail merupakan satu dari sekian banyak platform penyedia email yang secara khusus ditargetkan untuk pebisnis dan profesional pada bidangnya. Karena target pengguna tersebut, maka platform ini membebaskan pengguna dari iklan atau ads dan memilih memakai antarmuka atau interface lebih bersih dengan desain minimalis akan tetapi dilengkapi fitur menarik dan bermanfaat.

Pengguna Zoho Mail bisa menikmati webmail lengkap dengan fitur ppowerful dibandingkan email clients yang lain. Zoho Mail memberi kontrol penuh untuk pengguna dalam mengatur inbox. Selain email, Zoho Mail juga memiliki fitur lain seperti Zoho Chat, Zoho Docs, Zoho Writer, Zoho Connect, Zoho Sheet, Zoho Show dan juga oho ShowTime.

Dari sekian banyak fitur tersebut, yang paling menarik untuk pengguna adalah Zoho Docs yang sama seperti Google Docs. Pengguna nantinya bisa berkolaborasi, membuat dan menyunting atau mengedit dokumen bersama, membuat presentasi dan membuka dokumen excel hanya dengan memakai online editor.

Kelebihan dan Fungsi Zoho Mail

Sebagai penyedia email yang khusus membantu pemilik bisnis serta pekerja profesional, Zoho Mail memberikan banyak opsi serta fitur manajemen domain untuk perusahaan. Zoho Mail bisa membantu mendaftarkan domain baru, menangani domain dalam waktu bersamaan dan membantu mengaktifkan hosting email untuk pengguna yang sebelumnya sudah mempunyai domain.

Zoho Mail juga memiliki comtrol panel admin yang tentunya akan sangat membantu. Interface atau antarmukanya sangat sederhana namun bersih. Selain itu, pengguna juga bisa mengelola domain karena fitur yang ditawarkan juga sama kuatnya dengan yang lain.

Beberapa fitur yang menarik diantaranya adalah fitur untuk blokit email yang mengganggu atau tidak dikehendaki. Caranya adalah dengan memasukkan IP adress, konten subjek serta domain semua organisasi yang dirasa mengganggu.

Selain itu, pengguna juga bisa mengatur email masuk dan keluar dari pengguna korporat lainnya sekaligus mengatasi daftar spam. Seluruh pengaturan tersebut bisa dilakukan dari pengguna atau admin Zoho Mail.

Migrasi Zoho Mail juga bisa dikatakan sangat mudah serta praktis. Anda nantinya bisa memakai Support Zoho Mail untuk membantu serta memandu atau bisa mengunduh serta memakai alat migrasi mandiri. Dengan server yang terjamin pada pusat data, Zoho Mail juga memakai enkripsi 256 bit SSL sendiri dengan keamanan infrastruktur serta penerapan pemakaian software terbaik untuk seluruh pelanggan.

Zoho Mail juga memiliki kelebihan lain yakni blokir email berdasarkan dari judul subjek, alamat IP serta domain yang berasal dari seluruh organisasi. Selain itu, anda juga bisa mengatur email yang keluar dan masuk dari pengguna korporat sampai mengatasi daftar spam. Jika anda memang sudah memakai layanan email yang lain, maka tidak perlu khawatir mengenai migrasi layanan email.

Fitur Zoho Mail

Berikut adalah beberapa fitur dari Zoho Mail yang membuatnya lebih unggul sekaligus menjadi daya tarik tersendiri:

1. Inbox Terorganisir dan Tertata

Zoho Mail tidak menampilkan ads atau iklan. Bahkan pengguna yang menggunakan paket gratis juga tidak akan melihat iklan atau ads. Anda sebagai pengguna juga bisa menata serta mengatur inbox dengan cara membuat katefori yang diinginkan lewat flag, label dan folder dan juga bisa difilter.

Zoho Mail mendukung struktur folder multi level yang tidak ada pada interface webmail lainnya. Fitur yang unik ini membuat pengguna bisa mengatur email secara struktural serta sistematis sehingga navigasi inbox bisa dilakukan dengan lebih mudah.

Email yang masuk juga bisa dikelola otomatis dan melakukan filter di setiap folder. Pengguna juga dapat memberi label pada email sesuai keinginan dan juga import filters dari sumber lain. Jika thread email masuk serta berlanjut, maka anda bisa melihat tampilan percakapan dan melacak thread tertentu apabila dibutuhkan.

2. Integrasi CRM

Costumer Relationship Management atau CRM merupakan salah satu poin yang penting untuk setiap email marketing untuk mencari leads, menjadikannya sebagai prospek kostumer yang nantinya akan menjadi kostumer tetap. Hal tersebut membuat perusahaan memerlukan email marketing untuk sarana komunikasi yang bisa mencakup banyak kostumer pada waktu yang bersamaan.

Zoho Mail akan membantu untuk mengatur database CRM dengan cara menyimpan data kostumer serta meninggalkan reminder atau pengingat yang berguna untuk menghubungi kostumer pada waktu yang sudah ditentukan. Dengan adanya integrasi CRM tersebut, maka akan ada banyak perusahaan yang terbantu.

3. Scrub Pembersih Inbox

Sebagai perusahaan yang memiliki email, maka inbox akan penuh dengan berbagai macam email dengan tujuan yang juga beragam. Ada kalanya admin mungkin lupa untuk membersihkan inbox yang penuh dengan email tidak relevan serta spam. Agar bisa terhindar dari hal tersebut, maka bisa memakai fitur scrub yang jauh lebih praktis dibandingkan menghapusnya satu per satu.

4. Smart Compose

Dengan semakin populernya sosial media sekarang ini, maka Zoho Mail juga turut membuat fitur yang serupa untuk memudahkan pengguna ketika mengirim email. Dengan smart compose, maka pengguna hanya perlu menyusun isi dari email kemudian tekan @ sama seperti ketika melakukan tag. Sesudah itu, nama penerima bisa dimasukkan dan email akan langsung dikirim ke bagian alamat email teratas secara otomatis.

5. Bookmark

Biasanya, bookmark lebih umum dilihat pada browser. Akan tetapi, pada Zoho Mail juga disediakan bookmark untuk pengguna agar bisa menemukan serta mengunjungi website favorit tanpa harus mengetik serta mencari di browser.

Cara Daftar dan Memakai Zoho Mail Untuk Personal

Selain untuk pengguna profesional serta korporat, Zoho Mail juga bisa dipakai untuk membuat akun personal. Berikut adalah beberapa langkah yang bisa dilakukan:

• Kunjungi situs resmi Zoho untuk mendaftar akun email baru.
• Silahkan klik Sign up Zoho Mail lalu pilih Personal Email.
• Masukkan username yang mau dipakai dan password yang tidak mudah terdeteksi sekaligus kuat.
• Lanjutkan dengan mengetik nama depan dan belakang.
• Masukkan juga nomor ponsel yang masih aktif untuk proses verifikasi.
• Centang pada Terms of Services and Privacy Policy kemudian klik Sign up for Free.
• Masukkan kode veririfikasi yang sudah dikirim lewat SMS kemudian klik Verify Code untuk langkah terakhirnya.

Zoho Mail Untuk Bisnis

Apabila anda mau memakai Zoho Mail untuk kebutuhan bisnis, maka Zoho Workplace merupakan pilihan terbaik. Ini adalah layanan yang berisi kumpulan aplikasi pada cloud dan sudah saling terintegrasi.

Zoho Mail merupakan bagian dari 9 aplikasi kolaborasi yang sudah terintegrasi dengan Zoho Workplace. Zolo Workplace nantinya bisa mempermudah pengguna ketika mengelola bisnis lewat banyak fitur seperti tool presentasi, editor dan juga spreadsheet.

Komunikasi dengan tim sampai orang luar seperti mitra, pelanggan serta partner kerja sama juga akan semakin mudah memakai teknologi cloud dari Zoho Marketplace. Berikut adalah beberapa aplikasi yang sudah terintegrasi pada Zoho Marketplace:

1. Office Suite

Sama halnya seperti Office 365 serta G Suite, Zoho Marketplace juga memberikan office suite yang bisa dipakai ketika ingin berkolaborasi bersama tim kerja ketika membuat sesuatu. Disini juga disediakan Zoho Sheet yakni editor spreadsheet, Zoho Writer yakni editor dokumen serta Zoho Show untuk presentasi.

2. Tools Kolaborasi

Pada Zoho Workplace juga akan mempermudah proses kolaborasi antara tim kerja dengan cara memberikan akses ke banyak tools kolaborasi. Contohnya seperti Zoho Docs yang dipakai untuk menyimpan berkas, Zoho Showtime untuk membagi presentasi serta tools untuk memeriksa engagement audiens dan Zoho Sites yang merupakan website builder.

3. Komunikasi

Zoho Workplace juga menyediakan fitur untuk saling berkomunikasi. Anda nantinya dapat saling berkomunikasi bersama tim lewat Zoho Mail, Zoho Chat yakni fitur instant messaging serta Zoho Connect untuk berteman dengan pemilik email lainnya.

Cara Setup Zoho Mail Memakai Nama Domain Sendiri

Email dengan akhiran @zoho.com tidak terbatas. Selain itu, anda juga bisa mengubah nama email memakai akhiran domain milik sendiri dengan syarat sudah punya domain. Kemudian, anda hanya perlu mengikuti langkah untuk mengubah akhiran email Zoho Mail sehingga bisa menjadi domain sendiri seperti berikut ini:

1. Buka Halaman Sign Up Zoho Mail Untuk Bisnis

Langkah pertama yang harus anda lakukan adalah membuka halaman sign up Zoho Mail untuk bisnis. Pilih paket yang diinginkan menyesuaikan dengan harga yang tertera. Jika tidak ingin berbayar, maka bisa memakai akun gratis dengan cara pilih Free Plan kemudian klik Get Started.

2. Masukkan Nama Domain

Selanjutnya, silahkan masukkan nama domain. Jika telah memiliki domain sendiri, maka pilih Sign Up with a Domain I Already Own. Namun jika ingin membeli domain Zoho, maka silahkan pilih pilihan yang ada disampingnya kemudian klik Add.

3. Isi Data Pribadi yang Diminta

Sesudah memasukkan nama domain, maka bisa dilanjutkan dengan mengisi data pribadi yang diminta. Pastikan juga untuk memberi tanda centang di persetujuan untuk syarat dan ketentuan kemudian klik Sign Up.

Sesudah itu, email telah terdaftar dengan akhiran nama domain anda. Jika memang dibutuhkan, maka anda bisa mengaktifkan two factor authentication agar keamanan bisa ditingkatkan. Ini bisa dilakukan kapan saja pada menu pengaturan.

4. Verifikasi Domain

Langkah berikutnya yang harus anda lakukan adalah verifikasi domain. Caranya adalah dengan klik Verify Domain pada menu bar di Domain Setup. Sesudah itu, pilih DNS hosting provider pada Zoho Mail. Lanjutkan dengan memilih cPanel pada menu drop down kemudian kode yang harus dimasukkan ke cPanel akan diberikan Zoho.

5. Login ke cPanel

Lanjutkan dengan login ke cPanel dengan cara mengakses www.namadomainmu.com kemudian cari Zone Editor pada section Domain.

Klik pada CNAME Record lalu anda akan dibawa ke halaman formulir yang harus diisi. Salin informasi yang diberikan Zoho Mail tersebut kemudian paste atau tempel ke formulir di cPanel.

6. Kembali ke Halaman Zoho Mail

Sesudah selesai memasukkan CNAME Record dan sudah dinyatakan sukses, maka silahkan kembali ke Zoho Mail. Klik tombol hijau yang tertulis Proceed to CNAME Verification dan klik Verify Now.

Sesudah itu, akun email yang memakai akhiran nama domain anda telah terintegrasi dengan Zoho Mail. Anda akan diminta untuk memastikan jika alamat email yang dimasukkan ketika sign up sudah sesuai dengan keinginan anda.

Hal penting yang wajib dikonfogurasikan adalah email delivery. Supaya anda bisa menerima email, maka harus mengonfigurasi MX Record domain anda. MX Records merupakan entri khusus pada DNS yang disusun untuk menerima email pada domain anda.

Silahkan masukkan MX Record di halaman Zoho Mail milik anda pada formulir MX Records di cPanel. Jika memang anda kesulitan saat menambahkan entri MX, maka bisa meminta bantuan support cPanel untuk memperbarui MX Record dari domain anda.

Sesudah selesai, maka anda bisa menambahkan user yakni anggota tim anda. Apabila memakai layanan tidak berbayar, maka hanya bisa menambah sampai 25 user dalam satu akun Zoho Mail. Anda juga bisa menggunakan fitur Create Groups supaya ketika salah satu email menerima pesan baru, maka pesan tersebut akan disebar ke anggota tim yang sudah didaftarkan secara otomatis.

Akses Mobile Zoho Mail

Karena ini merupakan layanan multiplatform, maka Zoho Mail membuat pengguna bisa mengelola email dimana saja dan kapan saja. Caranya adalah dengan memakai aplikasi mobile untuk iOS atau android.

• Zoho Mail Admin App dapat dipakai administrator untuk mereset password, mengelola pengguna serta taks lain dengan hak akses admin.
• Zoho Mail Inbox Insight adalah aplikasi untuk mengelola notifikasi email yang masuk berdasarkan pengirim serta folder email tertentu yang memang penting.

Cara Mengatur Spam Email Zoho Mail

Pada Zoho Mail terdapat fitur yang berguna untuk mengelola spam email. Ini artinya anda bisa menambahkan tanda tangan digital yang berguna untuk validasi jika email yang anda kirim memang dari akun anda.

Ini berfungsi untuk mencegah akun email anda menjadi korban dari email spoofing atau biasa disebut dengan kejahatan pemalsuan email. Ini juga bisa dilakukan dengan konfigurasi SPF/DKIM. Jika mau melakukan ini, maka anda dapat mencatat TXT Hostname serta TXT value yang ditampilkan.

Tambahkan sebagai TXT Record di halaman DNS Management Member Area tanpa harus menghapus TXT Record lainnya yang sudah ada. Kemudian, anda bisa mengaktifkan DKIM [Domain Keys Identified Mail untuk digital signature email pada Zoho Mail anda.

Pilih untuk melakukan konfigurasi di DKIM Zoho Mail. Silahkan aktifkan supaya DKIM bisa dalam kondisi enabled dan klik Back to Setup. Apabila tidak mau melakukan konfigurasi SPF/DKIM, maka bisa langsung klik Next pada halaman tersebut.

Cara Menambah Group di Zoho Mail

Sama seperti menambahkan user, anda juga bisa menambahkan group email di Zoho Mail contohnya seperti departemen perusahaan anda dan sebagainya:

• Klik Proceed to Create Groups dan pilih melakukan pembuatan grup pengguna email.
• Data yang harus ditentukan saat membuat grup adalah group name yakni nama grup email yang akan dipakai, group logo yakni logo untuk mengenal group yang dibuat serta group email address yakni nama email untuk grup tersebut. Selain itu da juga access level yakni hak akses untuk email group yang akan dibuat, moderator yakni pengguna yang mengawasi aktivitas pada grup, member yakni daftar nama anggota dari group email tersebut serta description yakni penjelasan grup yang dibuat tersebut.

The post Zoho Mail : Pengertian, Sejarah, Fitur, Manfaat, Kelebihan dan Kekurangan appeared first on Adam Muiz.